In einem Geschäft fällt nicht nur die übliche Arbeit an, sondern es ist auch eine Menge Schreibkram zu erledigen. Diesen zu bewältigen, ist nicht immer leicht. Besonders dann nicht, wenn ein Kunde wegen einer offenstehenden Rechnung angemahnt werden muss. Der Kunde soll nicht verärgert werden, er soll jedoch mit einer gewissen Brisanz dazu aufgefordert werden, den ausstehenden Betrag zu begleichen. Das geht nicht nur in einem ernsten Ton. Mit einer guten Brise Humor ist dafür garantiert, dass die Mahnung zwar zum Bezahlen der Rechnung auffordert, aber den Kunden nicht verärgert. Aber auch ernste Mahntexte benötigen ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl, um die Tür zwischen Dienstleister und Kunden nicht zu verschließen.
Bevor eine unbezahlte Rechnung angemahnt wird, sollte eine gewisse Zeit verstreichen. Aber nicht so lange, dass die Verjährung eintritt, wobei dann der Rechnungsbetrag verfallen würde. Nach dreimaliger Mahnung kann die Begleichung der Rechnung mit dem Mahnverfahren von dem Gericht bewirkt werden. Bevor es aber soweit ist, sollte eine gütliche Einigung stattfinden, da die Kosten für ein Mahnverfahren auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen werden. Eine nett verfasste erste Mahnung wird in vielen Fällen bereits ausreichend. Denn manchmal kann auch eine offene Rechnung vergessen werden. Eine Mahnung kann in schriftlicher Form über den Postweg erfolgen. In der heutigen Zeit ist es aber auch durchaus legitim, den PC einzusetzen und eine freundliche E-Mail als Mahnung zu verschicken.
Wenn der säumige Kunde in der Mahnung angesprochen wird mit: „Die Zeit vergeht so schnell, wobei es am Tag tausend Dinge zu tun gibt. Sicherlich ist Ihnen dabei entgangen, dass die letzte Rechnung noch offen ist…“, oder „Leider konnten wir in unseren Unterlagen keinen Eingang des noch offenen Rechnungsbetrages verzeichnen. Das ist uns selbst auch schon bei unseren Lieferanten passiert“, wird er mit Sicherheit einen schnellen Ausgleich veranlassen. Die zweite Mahnung darf schon etwas energischer klingen, wobei auch hier ein Schuss Humor absolut die bisher gute Atmosphäre erhält.
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